Livro de ocorrências do condomínio

Barulho depois das dez, lâmpada queimada no corredor, portão que não fecha. Toda reclamação que chega solta, por telefone ou pelo grupo de WhatsApp, tende a ser esquecida, e o morador sente que ninguém ouviu. Um registro simples de ocorrências resolve isso: cada problema tem dono, status e resposta.

Por que ocorrência não deve ficar no grupo de WhatsApp

No grupo, o assunto se mistura com tudo o resto, perde-se em poucas horas e expõe o morador que reclamou. Uma queixa sobre o vizinho, por exemplo, não deveria ser lida por todo o prédio.

O registro individual protege quem reclama, deixa o histórico à mão e permite ao síndico mostrar, meses depois, o que foi feito.

O que anotar em cada ocorrência

Quem registrou e a unidade.
O tipo: barulho, manutenção, segurança, limpeza ou outro.
Um título curto e uma descrição do que aconteceu, com local e horário quando fizer diferença.
A data de abertura e cada resposta ou providência, também com data.
O status atual: aberta, em andamento ou resolvida.

Como responder sem criar conflito

Responda sempre, mesmo quando a resposta é que o assunto será analisado. Silêncio é o que mais irrita quem reclamou.

Escreva o que será feito e quando, sem expor terceiros. Se o problema é um vizinho, a resposta ao morador que reclamou não deve citar nome nem unidade de quem foi acionado.

Quem deve ver cada ocorrência

O morador que abriu e o síndico precisam ver. Os demais moradores não precisam. Ocorrência de um morador não deve aparecer para outro, justamente para que ninguém deixe de registrar por receio de exposição.

Do registro à solução

Aberta: acabou de ser registrada e ainda não foi tratada.
Em andamento: o síndico já está resolvendo, com uma resposta registrada.
Resolvida: o problema foi sanado e o morador foi avisado.

Como o Selo trata ocorrências

No Selo, o morador abre a ocorrência pelo aplicativo, escolhendo o tipo, o título e a descrição. Ele só enxerga as próprias ocorrências, e o síndico vê todas. O síndico responde com mensagens registradas e muda o status de aberta para em andamento e depois resolvida. Uma ocorrência resolvida não pode ser reaberta, e o sistema não deixa pular etapas.

Quando o status muda, o morador recebe um e-mail com a situação e a última mensagem registrada, desde que o condomínio mantenha esse aviso ligado.

Perguntas rápidas

O condomínio é obrigado a manter um livro de ocorrências?

Depende da convenção e do regimento interno do condomínio. Mesmo quando não é exigido, manter o registro é uma boa prática, porque dá ao síndico e à administração um histórico para consultar e para mostrar em assembleia.

Posso registrar uma reclamação sem me identificar?

Depende da regra do condomínio. Registrar com identificação facilita a resposta e evita acusações falsas, e o registro individual protege quem reclamou, porque os outros moradores não veem a ocorrência.

Quanto tempo o síndico tem para responder uma ocorrência?

Não há um prazo único na lei para isso. O ideal é combinar um prazo interno, como dois dias úteis para a primeira resposta, e cumpri-lo. A resposta rápida, mesmo que parcial, vale mais do que a solução tardia.

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Livro de ocorrências do condomínio: como registrar e responder reclamações