Quase tudo no condomínio depende de saber quem mora onde: avisar uma encomenda, convocar assembleia, liberar uma reserva. Quando o cadastro está numa planilha antiga e cada porteiro tem a sua versão, os avisos vão para a pessoa errada. Este guia mostra como organizar o cadastro de forma simples e atualizada.
O que registrar por unidade
- Bloco e número da unidade.
- O proprietário e o morador atual, que nem sempre são a mesma pessoa.
- Se a unidade está ocupada ou vaga.
- Um contato do responsável, como e-mail ou telefone.
Colete só o necessário
O cadastro tem dados pessoais, e a Lei Geral de Proteção de Dados vale para o condomínio também. Peça só o que será usado, como nome, unidade e um meio de contato, e restrinja o acesso a quem precisa, em geral o síndico e a administração.
Como manter o cadastro atualizado
- Atualize na mudança: quando um morador sai e outro entra, troque o responsável da unidade no mesmo dia.
- Revise uma vez por ano, por exemplo antes da assembleia ordinária.
- Peça ao morador que confirme os próprios dados em vez de o síndico digitar tudo.
- Desative o acesso de quem se mudou, em vez de apagar o histórico.
Como convidar os moradores de uma vez
Em um condomínio grande, cadastrar um a um é lento. O caminho mais prático é montar uma planilha com nome, e-mail, bloco e unidade, e importá-la de uma vez. Cada morador recebe um convite para criar o próprio acesso, e quem já tem conta é pulado.
Como o Selo trata moradores e unidades
No Selo, o síndico cadastra as unidades com bloco, número, proprietário e situação (ocupada ou vaga). Para trazer os moradores, ele pode importar uma planilha em CSV com nome, e-mail, bloco e unidade, com até 300 linhas por vez. O sistema cria um convite individual para cada linha válida, vale por 7 dias, e mostra um relatório linha a linha dizendo o que foi criado e por que cada linha recusada ficou de fora. O convite pode seguir por e-mail.
O morador usa o código para criar o próprio acesso e passa a receber os avisos da própria unidade, e não os de outras.
Perguntas rápidas
Preciso do CPF do morador no cadastro?
Em geral não é necessário para a rotina do condomínio. Peça só o que tiver finalidade clara. Quanto menos dado sensível, menor o risco em caso de vazamento.
O que faço quando o morador se muda?
Desative o acesso dele e atualize a unidade com o novo morador. Manter o acesso de quem saiu é um risco, porque ele continuaria vendo dados da unidade.
Posso usar a mesma planilha da administradora?
Pode, desde que ela esteja atualizada e que você tenha autorização para usar os dados. Confira os e-mails antes de importar: um e-mail errado é o erro mais comum e faz o convite se perder.
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