Como escolher um sistema de condomínio

Escolher sistema de condomínio pela lista de funções é o caminho mais comum e o que mais decepciona: o pacote vem cheio, a portaria usa uma parte pequena e o caderno continua na gaveta. Este guia propõe o caminho inverso, começar pelo problema do dia a dia e testar com quem vai usar.

Comece pelo problema, não pela lista de funções

Antes de comparar qualquer sistema, escreva em uma frase o que está doendo: encomenda que some, visitante sem registro, ocorrência sem resposta, reserva com choque de horário, aviso que se perde no grupo. Quem tem o problema claro escolhe melhor, porque sabe o que precisa funcionar na primeira semana.

As oito perguntas

Quem vai usar todo dia? Se o porteiro não consegue registrar uma encomenda sem treinamento longo, o sistema não vai ser usado.
Quantos toques ou campos leva o registro mais comum? Peça para ver na tela, com o relógio.
Posso contratar só o que o condomínio usa, ou o pacote vem fechado com tudo?
O morador é avisado sem ninguém precisar mandar mensagem? Por qual canal, e só ele ou a unidade inteira?
Fica registrado quem fez o quê e quando? Pergunte como o sistema mostra quem retirou uma encomenda ou quem respondeu uma ocorrência.
Como ficam os dados? Pergunte sobre LGPD, sobre quem enxerga o quê e sobre o isolamento entre condomínios.
Posso ver funcionando, com dados de teste, antes de contratar?
O que acontece com os dados se eu quiser sair? Peça a resposta por escrito.

Sinais de alerta

Pacote fechado que cobra todas as funções, usando ou não.
Demonstração que só mostra a tela do síndico e nunca a da portaria.
Falta de resposta clara sobre onde ficam os dados e quem pode vê-los.
Contrato sem informação sobre como retirar os dados ao encerrar.

Faça o teste do porteiro

O teste mais barato e mais revelador: dê o sistema para o porteiro e peça que registre uma encomenda e um visitante, sozinho. Se ele consegue em poucos minutos, o sistema tem chance de ser usado. Se precisa de ajuda a cada passo, o problema não é o porteiro.

Compare pelo uso, não pelo preço isolado

Um sistema barato que ninguém usa custa mais do que um sistema simples que a portaria adota. Ao comparar propostas, peça os valores por escrito, com os módulos incluídos em cada uma, e confira quais deles o condomínio realmente vai abrir no mês.

Como o Selo se encaixa nessas perguntas

No Selo, cada módulo é contratado separadamente: portaria (encomendas e visitantes), comunicação (avisos e ocorrências), reservas, patrimônio e documentos, e diário de manutenção. A tela da portaria tem atalhos para registrar encomenda, registrar visitante e validar QR Code, e mostra o que está pendente agora. O morador é avisado por e-mail, individualmente, quando tem e-mail cadastrado, e a baixa da encomenda grava nome e horário de quem retirou. Cada pessoa vê só o que é do seu papel, e os dados de cada condomínio são isolados dos demais.

Também vale saber o que o Selo não faz: ele não emite boleto, não cobra taxa de morador e não substitui a contabilidade do condomínio. A demonstração leva cerca de 10 minutos e permite aplicar o teste do porteiro.

Perguntas rápidas

Sistema de condomínio precisa ter aplicativo para celular?

Não necessariamente. O que importa é a portaria e o morador conseguirem usar sem atrito. Há sistemas que funcionam no navegador, inclusive no celular, sem instalar nada, como o Selo.

Quanto custa um sistema de gestão de condomínio?

Varia conforme o porte do condomínio e os módulos contratados. Peça proposta por escrito, com os módulos incluídos, e compare pelo que o condomínio vai usar de verdade.

Posso testar antes de contratar?

Deveria poder. Peça uma demonstração com dados de teste e inclua o porteiro nela. No Selo, a demonstração leva cerca de 10 minutos.

Quer ver isso funcionando no seu condomínio?

O Selo reúne encomendas, portaria, reservas e ocorrências num só lugar, com responsável e histórico. Conheça o Selo e peça uma cotação.

Como escolher um sistema de gestão de condomínio: 8 perguntas para fazer antes de contratar