Elevador, bomba d'água, pintura, portão. O condomínio gasta com manutenção o ano todo, e na hora da prestação de contas ou da próxima troca de síndico ninguém lembra quando foi o último serviço nem quanto custou. Um diário de manutenção resolve: cada obra ou serviço fica registrado com data, fornecedor, custo e comprovantes.
Por que registrar a manutenção
- Saber quando foi o último serviço e quando é o próximo.
- Comparar o orçamento com o que foi realmente gasto.
- Mostrar à assembleia o que foi feito, sem depender de memória.
- Passar o histórico ao próximo síndico sem perder informação.
- Ter comprovante em caso de problema com o fornecedor.
O que anotar em cada serviço
- Título e descrição do que será feito.
- A categoria, como elétrica, hidráulica, pintura ou elevador.
- O fornecedor responsável.
- O custo estimado e, depois, o valor realmente pago.
- A data prevista e a data de conclusão.
- O andamento: planejado, em andamento, concluído ou cancelado.
Guarde as provas
Fotos do antes e do depois, notas fiscais e orçamentos devem ficar junto do registro, e não espalhados em e-mails e pastas. Quando alguém perguntar o que foi feito em março, a resposta está em um lugar só.
Acompanhe obras longas com anotações datadas
Em serviços que duram semanas, como uma reforma de fachada, vá acrescentando anotações com data e hora: o que foi feito, o que atrasou, o que o fornecedor prometeu. Isso evita discussão no final.
Como o Selo trata o diário de manutenção
No Selo, o síndico registra cada serviço com título, descrição, categoria, fornecedor, custo estimado, data prevista e data de conclusão, e acompanha o andamento. Cada serviço aceita anotações datadas e anexos em foto ou PDF de até 10 MB, com limite total de 1 GB por condomínio.
O diário é privado: só o síndico acessa. Os moradores não veem os registros.
Perguntas rápidas
O diário de manutenção substitui a prestação de contas?
Não. A prestação de contas segue as regras do condomínio e da assembleia. O diário é um apoio: reúne o que foi feito, com datas e comprovantes, para facilitar essa prestação.
Por quanto tempo devo guardar notas fiscais e comprovantes de obras?
O prazo depende do tipo de documento e da legislação aplicável. Confirme com o contador ou com um advogado, e na dúvida guarde por mais tempo do que o mínimo.
Todo serviço pequeno precisa entrar no diário?
Não precisa registrar cada troca de lâmpada. Registre o que tem custo relevante, envolve fornecedor, tem garantia ou pode virar discussão depois. O critério é: se alguém puder perguntar a respeito em assembleia, registre.
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