Visitante, prestador de serviço, entregador, convidado da festa. A portaria precisa saber quem entrou, para onde foi e se já saiu. Quando isso fica em um caderno cheio de rasuras, ninguém consegue responder, no dia seguinte, quem esteve no prédio. Este guia mostra uma rotina simples de registro.
O que registrar na entrada
- Nome do visitante e um documento, conforme a regra do condomínio.
- A unidade de destino e, se possível, o morador visitado.
- A placa, quando o visitante entra com veículo.
- Data e hora de entrada.
Registre também a saída
A entrada sem a saída deixa a portaria sem saber quem ainda está no prédio. Uma lista de visitantes dentro agora ajuda o porteiro a conferir, no fim do turno, quem ficou sem registro de saída.
Avise o morador visitado
O aviso ao morador tem dois efeitos: ele sabe que alguém chegou e, se não esperava a visita, consegue avisar a portaria na hora. Esse segundo efeito é o que mais protege o condomínio contra entradas indevidas.
Avise o morador visitado, e só ele. Mensagem para toda a unidade ou para o grupo expõe quem entrou sem necessidade.
Cuide dos dados dos visitantes
Documento e foto são dados pessoais. Colete o mínimo, defina por quanto tempo guarda e limite quem vê. O guia sobre LGPD na portaria detalha esses cuidados.
Como o Selo trata visitantes
No Selo, a portaria registra o visitante com nome, documento, bloco, unidade, morador visitado e placa, quando houver, e depois registra a saída. A tela mostra quem está dentro agora, o histórico e as unidades mais visitadas. Quando a portaria escolhe o morador da unidade, ele recebe um e-mail avisando da visita, com um botão para dizer que não esperava; nesse caso o sistema abre uma tarefa para a portaria conferir quem entrou.
A foto do visitante é opcional e só o síndico e a portaria a veem.
Perguntas rápidas
É obrigatório pedir documento do visitante?
Depende do regimento do condomínio. Se a regra existir, aplique igual para todos, e registre só o dado necessário. Se o regimento é omisso, o assunto pode ser decidido em assembleia.
O que fazer com entregador e prestador de serviço?
Registre também, com o destino e o horário. Para prestadores recorrentes, como diarista e técnico, muitos condomínios mantêm uma lista autorizada pelo morador para agilizar a entrada.
Por quanto tempo guardar o registro de visitantes?
Defina um prazo coerente com a finalidade de segurança e apague depois dele. Guardar para sempre aumenta o risco, e o prazo exato deve ser alinhado com um advogado.
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